Líneas de coste y ahorro de la eadministración en la ciudadanía extremeña
// 25 Enero, 2006 // Centros
Tal y como comentamos en las jornadas de formación de Dinamizadores de la primera quincena de enero vamos a seguir con una autoformación continua quincenal durante las dos primeras horas de apertura de los lunes. Desde gestión os vamos a dar unas lineas de investigación y un texto introductorio y vosotros tendreis que investigar el tema, visitar enlaces, buscar información de interés general,etc.
El primer tema tiene como referencia las líneas de coste y ahorro que supone la eAdministración para la ciudadanía extremeña. Tenemos que empezar a medir cuantitativamente y cualitativamente que ahorro, tanto económico como personal, producen las TICS y la e-administración en los ciudadanos extremeños.
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Tenemos que responder 2 cuestiones de especial interés:
1.- ¿Como podemos explicar a los extremeños las líneas de coste y ahorro que supone la e-administración en Extremadura? Hagamos un intento por concretar precios.
Ejemplo: ITV Móvil – Supone un ahorro de coste a la hora de recorrer distancias para hacer la solicitud. Es decir ahorro de combustible y tiempo, que gracias a las nuevas tecnologías y a la e-administración se solventan.
2.- Otros comentarios, enlaces de interés, nuevas ideas y proyectos, etc que hayamos visto en la navegación y en el documento guión.
Pongamos especial interés sobre todo en la primera pregunta ya que es primordial para el desarrollo de nuestro proyecto.




IDEA: Ayuntamiento abierto 24 horas:
Centros de costes tradicionales en gestiones en los AYTOS: Fundamentalmente el tiempo invertido y destinado a realizar las gestiones en los Aytos, (permisos laborales, gastos de desplazamientos en la ciudades, aparcar, esperas, volver de nuevo a los pocos días a por los resultados, etc)
Ahorro: poder realizar a cualquier hora, diferentes gestiones, hacerlas de forma compartida con nuestras parejas, seguimiento y estado virtual de los asuntos gestionados, etc
por ahora nada mas.. Gracias compis,, salud..
Aparte de todos los aspectos en los que la e-administración nos resulta un avance importante, tanto para la administración como para el bienestar de los ciudadanos como hemos comentado, hay un aspecto claro en el ambito medioambiental. Conviene señalar el gran consumo de papel que se genera en las administraciones, en nuestros hogares y en nuestros trabajos, por lo que cada año la tierra sufre una fuerte desertización y la producción mundial de papel es exagerada. Con este nuevo sistema haremos que los montones y montones de papeles, carpetas, etc… desaparezcan en este ambito y asi de esta manera estamos creando un desarrollo sostenible. Gracias
El ahorro de coste y tiempo es una de las opciones más importantes a la hora de que un ciudadano o una entidad utilice o no la e-administracion, pero otro aspecto importante es la calidad de vida que tanto está en auge en la sociedad que vivimos. Antiguamente, en muchas ocasiones, la persona que no trabajaba fuera de casa, en este caso la mujer, era la que hacía los trámites con las administraciones públicas. Afortunadamente hoy en día la vida laboral se está acercando cada vez más a la igualdad a la hora de trabajar para los hombres y las mujeres. En este punto resulta muy satisfactorio el poder realizar estos trámites con las administraciones desde cualquier punto, sin tener que presenciarnos para conseguirlos. He aquí un aspecto muy importante para aumentar esta calidad de vida de la que se habla, dado el alto ritmo de vida que llevamos.
Creo que como todos, a la hora de plantear el tema del ahorro que representará la e-administración, lo primero en lo que pensamos es en lo que esto cambiará y supondrá en varios ámbitos de nuestro entorno.
La zona en la que vivo, tiene una población muy dispersa, tanto como hay diez pequeños pueblos que dependen en TODO, cuando digo TODO, me refiero a todas las actividades y servicios (permisos de obras, certificados de empadronamiento, impuestos, seguridad social, sexpe, etc…) que desde un ayuntamiento, servicio de empleo o centro de atención de la seguridad social se ofrecen a los ciudadanos, que solo existe en una localidad. Es decir, que cuando alguien necesita, por ejemplo, un certificado de empadronamiento, tiene que coger su coche (caso de que lo tenga) o pedir a un familiar o vecino que lo traiga, para ir al ayuntamiento, hacer la cola correspondiente, la cual gracias a Dios solo es larga los viernes por ser día de mercado, día que la gente aprovecha y mata dos pájaros de un tiro, mercado y papeleo. Después de esperar turno, y teniendo en cuenta que no se te haya olvidado nada, el señor de la ventanilla te dirá amablemente que vuelvas otro día para recogerlo. En conclusión, un simple papel, cuesta dos viajes, el tiempo que utilizas durante dos mañanas para ir al ayuntamiento, el coste en gasoil o gasolina y un tiempo de espera equivalente a lo que tarde en realizar tu petición.
Hasta aquí bien, nos podemos hacer una idea de cuanto cuesta esto y sabemos que con la e-administración todos estos costes se reducirían considerablemente, pues con una simple conexión desde tu casa o desde un centro en tu misma localidad, que cuente con un equipo informático y conexión a internet, se podría hacer en poco tiempo y con un gasto mínimo.
Pero… ahora viene la segunda parte. Para que la e-administración funcione, se tiene que dar una serie de circunstancias: que los ciudadanos demanden estos servicios a través de la red, que las administraciones los oferten, que los trabajadores de la e-administración se pongan al día y comiencen a trabajar de este modo, facilitando las cosas en su trabajo interno y de cara al ciudadano, que los ciudadanos comiencen a utilizar la red para realizar sus peticiones…… y además que los ciudadanos tenga al menos un punto de acceso a internet para poder utilizar estos servicios. Tristemente, en esta zona, al igual que en otras, aun existen localidades que, no es no tengan línea ADSL, es que no tienen ni cobertura de móvil, y el teléfono fijo no funciona tan bien como debiera, además por los últimos informes que nos llegaron de un trabajador de Telefónica, hasta que no se cambie cierto nodo, no se instalará ni una sola línea más.
Unido al tema de la línea, viene la compra de un equipo informático. No todos los ciudadanos pueden permitirse la compra de éste, aunque tengo que decir que hay muchas personas que se han interesado por los prestamos para comprar equipos. Pero aún así, si tengo equipo pero no puedo tener línea ¿de qué me sirve? Sigo sin poder utilizar la e-administración.
Resumiendo: la administración tecnológica es una gran idea, un gran ahorro una vez que este funcionando y existan los recursos suficientes (como al menos un punto de conexión gratuita en cada localidad, por pequeña que sea) para que lleguen a todos los ciudadanos, y todas las administraciones y todos los usuarios conozcan las posibilidades y ventajas que esta tiene.
La administración-e va permitir la accesibilidad al ciudadano de una manera mas comoda y ahorrativa, va a poder realizar tramites administrativos en cualquier día de la semana y a la hora que mas le convenga, servicio muy útil que va a evitar las ausencias de trabajo, horas de espera,…
Esta prestacion no solo le será util al ciudadano sino que en la empresa agilizará mas rapidamente sus tramites sin que una persona se tenga que encargar de llevar y traer “papeles”.
Y por no hablar de los costes absurdos que tenemos en papel, no nos estamos dando cuenta del enorme desgaste que le estamos haciendo a la Naturaleza, cada vez mas dañada y mas afectada por culpa de la contamisnacion y la tala abusiva arboles que lleva a que el ciclo del agua sea cada vez menor; a ello se debe esta sequia, que ahora no es nada pero dentro de unos años, nos lamentaremos,…
Concienciemos al ciudadano: UNETÉ A LA ADMISTRACION ELECTRÓNICA.
La e-Administración se materializa en servicios que se prestan al ciudadano, servicios que pueden ser modernización de los ya existentes u otros nuevos, y paraponer en marcha estos servicios aparece un elemento esencial que tiene que ver más con la gerencia y con la innovación que con la puesta en marcha de procedimientos administrativos tradicionales: los proyectos.
Efectivamente, la puesta en marcha de los nuevos servicios pasa ineludiblemente por laidentificación, propuesta, aprobación y ejecución de un proyecto que se materializará en el servicio que se va a prestar a los ciudadanos ¿Cuáles son las características de estos proyectos? ¿En qué se diferencian de la implantación de un proceso tradicional en una unidad administrativa?¿Qué relación tienen con las políticas públicas? Se trata de preguntas que conviene analizar.
CARACTERÍSTICAS DE LOS PROYECTOS DE E-ADMINISTRACIÓN
Los proyectos de e-Administración presentan importantes diferencias con respecto a los proyectos tradicionales de implantación de servicios públicos. Podemos identificar las siguientes:
1. Novedad: la tecnología no sólo nos permite prestar los antiguos servicios de forma más eficiente, sino que también nos permite crear nuevos servicios. Pensemos, por citar dos ejemplos, en la Sociedad Limitada Nueva Empresa y el proyecto CIRCE o en la Ventanilla Unica Empresarial
2. Enfasis en la tecnología: sin embargo, a diferencia de los procesos tradicionales, en estos casos la tecnología es un instrumento básico. Se trata del papel y bolígrafo de los nuevos procedimientos.
3. Vacíos normativos: al tratarse de nuevos procedimientos, en muchos casos la regulación específica no está presente en el corpus legal existente. Ello nos conduce con frecuencia un círculo vicioso: no se puede prestar el nuevo servicio porque no existe una previsión legal específica para el mismo y al no poderse comenzar a prestar (ni siquiera en forma de piloto,ya que su utilización no tendría validez legal y los usuarios tendrían que reproducir el trámite por el método tradicional) no se puede evaluar su implantación.
4. Competencia repartida: a diferencia de los procedimientos administrativos actuales que caen dentro de la competencia de un único órgano, en muchos de los servicios de la e-Administración, la clave del servicio está en unir virtualmente competencias separadas, con lo que aparece el problema de qué órgano ejerce la competencia o cómo se ejercen las distintas competencias.
5. Cooperación: al existir varios órganos competentes que proporcionan conjuntamente el servicio es imprescindible para que el proyecto salga adelante la cooperación entre las partes. Este aspecto es normalmente el menos considerado a la hora de abordar los proyectos pero sin embargo es esencial. Se trata, además, de un aspecto que requiere ineludiblemente un tiempo que difícilmente se puede acortar al estar muy presente en él las relaciones humanas (finalmente, quienes llevan a cabo el proyecto son las personas).
6. Coste: es muy habitual que los proyectos de e-Administración incurran en costes elevados motivados por la propia esencia de los mismos: la utilización de herramientas tecnológicas avanzadas que conllevan un coste en licencias de uso, ordenadores, centros de proceso de datos para albergarlos, comunicaciones, personal cualificado para el desarrollo de los programas informáticos y su mantenimiento, centros de atención a los usuarios, etc. Este tipo de elementos son muy diferentes de los recursos con los que una unidad administrativa tradicional comienza a prestar un nuevo servicio: personal adscrito, flujos de trabajo internos, impresos, material de oficina, atención presencial, etc. Sin embargo, estos proyectos no son diferentes de otros que se abordan todos los días porlas administraciones públicas. Con ellos coinciden en:
a) Servicio público: todos los proyectos que se abordan tienen como objetivo servir a los ciudadanos; tanto de forma directa, satisfaciendo una necesidad que se ha puesto de manifiesto, o indirecta, mediante un aumento de la eficiencia en la prestación de los servicios con el consiguiente ahorro del gasto público.
b) Incardinación en políticas públicas: todos los proyectos de e-Administración estánincardinados en la realización de determinadas políticas públicas (pensemos, por ejemplo, en el proyecto Internet en la escuela, o Internet rural, orientados a aumentar el nivel de conocimiento y uso de Internet tanto entre los escolares como en el mundo rural,con el objetivo de reducir la llamada “brecha digital”)
c) Presupuesto: para llevar a cabo cualquiera de estos proyectos es preciso disponer del consiguiente crédito presupuestario en competencia con otros proyectos demandadores
de recursos.
d) Indicadores: como en cualquier otro programa incluido en los Presupuestos Generales del Estado, es necesario definir una serie de indicadores que permitan verificar la eficacia y la eficiencia en la consecución de los objetivos del mismo.
e) Evaluación: una vez que se ha ejecutado el presupuesto asignado para llevar a cabo una política pública es preciso determinar si se han cumplido o no los objetivos previstos mediante la medición de los indicadores anteriores y la evaluación consiguiente.
f) Riesgos: además de los propios del proyecto, conviene pensar en que estos proyectos, con unos tiempos de ejecución dilatados están también sujetos a la influencia de los cambios políticos que se producen en los diversos ámbitos territoriales españoles.
En resumen, podemos concluir que los proyectos de e-Administración comparten muchas características con otros proyectos que forman parte de las políticas públicas, pero, al mismo tiempo, presentan características importantes que los diferencian de los mismos y a los que hay que prestar especial atención: la organización del proyecto, las posibles alternativas tecnológicas, las relaciones entre los participantes, el desarrollo normativo.Todo ello requiere que al inicio del proyecto se cuente con una herramienta novedosa en la Administración, pero de larga tradición en el ámbito del management:el plan de proyecto.
Una empresa privada ha realizado para la Comunidad Valencia un informe sobre el impacto de Internet en la Promoción turística.
las cuestiones que plantea son:
1.el grado de conocimiento de los visitantes que tienen los técnicos de las oficinas de turismo.
2.INTERNET frente al PAPEL: comparativa de inversión y gasto. Los datos se han recopilado en los meses de octubre y noviembre de 2005 y también se compara el gasto realizado en papel e internet en el 2004 y 2005.
3.el grado de conocimiento de las nuevas herramientas de promoción turística de los técnicos de dichas oficinas.
Los datos son desalentadores:
60% de oficinas de turismo tiene un portal exclusivamente dedicado al turismo, aunque el estudio contempla ese dato como positivo yo creo que es necesario contemplar que el 40% no tiene esa herramienta.
Sólo el 45% de los que lo tienen creen que esos datos reflejan una imagen adecuada. Por tanto, un 65% tiene una herramienta que no refleja su realidad, no sabe como utilizarla, ni es capaz de rentabilizarla.
Más del 60% no sabe cuantificar el número de personas que han accedido a la información turística a través de dicho portal.
Es decir: el uso de esa herramienta no le proporciona ningún beneficio; no obtiene de su uso ninguna mejora en su práctica diaria.
Más de un 60% reconoce que no ha habido ninguna promoción de su localidad realizada en la red en el último año pero sorprendentemente consideran Internet un escaparate fundamental;
esto es lo más paradójico: Internet es fundamental, tiene un coste bajo, ofrece una gran distribución de la información y puede ser interactivo, pero sólo se usa como escaparate; en resumen, estamos en Internet porque debemos estar pero realmente no aprovechamos esta herramienta ni gestionamos eficazmente una inversión ya realizada.
Aunque la inversión ha mejorado en el 2005 frente al ejercicio anterior, esta mejoría no se es determinante, ya que partía de un valor muy bajo.
Más del 60% de las oficinas tienen una base de datos de los visitantes captados gracias a la web o no, pero no sabe qué hacer con ella. Menos de un 10% de las oficinas envía un boletín electrónico de ofertas y/o promociones.
Reconocen necesitar una formación específica y por desconocimiento de cómo implementar el uso de una herramienta nueva, apuestan por soluciones conocidas en detrimento de otras más innovadoras.
Mi propia conclusión:
Entre los gastos mínimos de una oficina de turismo se encuentra la conexión a Internet e incluso un portal de información turística, pero no se ha abandonado la idea del folleto obsoleto y con información que puede ser anticuada. No se ha dado el salto de calidad que supone desplazar el papel y enviar a un número mayor de personas una información más práctica y actualizada así como dar un servicio personalizado e inmediato (on-line) al usuario de ese portal
Yo voy con otro ejemplo práctico.
Cuando se adquiere una vivienda, uno de los primero trámites que tienes que llevar a cabo es pedir una nota simple al Registro de la Propiedad para comprobar que esa casa está libre de cargas y gravámenes. Este trámite cuesta apenas 4 euros, pero normalmente el Registro de la Propiedad está en una localidad y presta servicio a todas las menores que le rodean. El ejemplo práctico es el siguiente: Vivo a casi 120 km del lugar donde tengo que pedir esa nota simple, el trámite requiere viajar un dia hasta allí para solicitarla, con el correspondiente gasto en gasolina y la pérdida de una mañana de trabajo y lo mismo para recogerla ya que no se puede hacer ni por correo ni por teléfono, calculo que ese gasto al menos es de 50 euros. En internet hay empresas que se dedican a gestionar eso con un coste de 20 euros, al menos no pierdes el tiempo de ir y venir dos veces al Registro, pero aun así pagas 16 euros más de lo que te costaría.
Si esa gestión se pudiera hacer a través de una ventanilla virtual sólo costaría esos 4 euros más los minutos de conexión que estés en el momento de solicitarlo.
La conclusión a la que tenemos que llegar con esto, es no solo mentalizar a los ciudadanos que utilicen herramientas como Certificado Digital o Ventanilla Virtual, se necesita además educar a las Instituciones Públicas para que presten estos servicios, que aun son muchos los que no se lo plantean.
Las ventajas que ofrece la e-administración son muchas, pero el problema que tenemos es hacer ver esas ventajas a las personas idoneas. Ventajas como rapidez, comodidad y felixibilidad yo creo que son más que importantes, aunque para la Administración yo creo que la principal ventaja es el ahorro que supone el gestionar servicios por la red.
La e-administración no consiste solamente en tener una web del ayuntamiento con una serie de servicios, sino que es eso más que la gente participe y haga uso de ese servicio desde sus hogares.
La primera acción que yo haría en los ayuntamientos sería informar y formar a todos y cada uno de los empleados del mismo en materia de nuevas tecnologías, pero no solo el tema de ordenador e internet (correo electronico, …) a nivel de usuario, sino la preparación de las herramientas (empresa anexa) y explicarle su manejo.
Una vez realizada esa formación se pondría a disposición de la ciudadania toda la información incluso mostrando las ventajas que existen a la hora de utilizar la web del ayuntamiento así como hacer unas jornadas donde se utilicen como prueba. Una vez realizada una experiencia piloto ya según resultados se optará por implantarlo.
Una recomendación a la hora de hacer la web sería no solo ponerle para que se descarguen documentos oficiales, sino que sería la opción de rellenar formularios para que de una forma segura se tramitaran los datos al ayuntamiento. Esta sería una de las mejores opciones y que muchas webs de ayuntamientos aun no poseen.
Todas estas posibilidades contribuiria al cambio de mentalidad, pero nunca se puede convencer al ciudadano cuando la administración no está creyendo en lo que está haciendo.
El documento está muy bien, pero yo lo veo más que por el ahorro de costes materiales, por el ahorro de costes en cuestión de tiempo (que tb es meduible económicamente).
La mayoría de los ciudadanos trabajamos, y gran parte de stos trabajadores lo hacen en horario de mañana y trade, e incluso sábados. El hacer cualquier gestión bancaria, Ayto, hacienda, tesorería, incluso médico… no sólo implica pedir permiso en tu trabajo, sino aplazar ese trabajo a otro momento, lo que al final te lleva bien en un retraso de tus compromisos o bien en echar más horas en el curro.
La e-administración nos evita eso, pérdida de tiempo, hay empresas que se dedican a hacer cola por ti, hay gestoras que se dedican a hacerte esos papeleos que tú no puedes, hay asesorías que te cobran por tramitar cualquier chorrada de papel…. por qué no hay un servicio virtual, bueno y fiable, donde poder gestionar todo eso???
Yo desde que tengo la banca on-line mi paso por el banco es mínimo, y ya no te digo desde que hasta actualizar la cartilla lo puedo hacer a cualquier hora del día, y en cualquier punto de mi entidad bancaria. Por qué no puedo empadronarme igual?? sacar un certificado de nacimiento?? Son cosas tan habituales y normales que deberían estar ya estandarizadas virtualemente.
Las herramientas deben estar, pero nosotros debemos acercar esas herramientas a la población, cuantos hacen la declaración de la renta por web?? cuantos piden su vida laboral por la red?? Esas cosas YA se pueden hacer.. a que esperamos para enganchar a nuestros usuarios a que las hagan???
Yo aprovechando que estuve en las Jornadas de Administración Digital celebradas en Madrid la semana pasada, os voy a resumir un poco una de las ponencias que a mi parecer estuvo muy interesante.
Las Jornadas estaban enfocadas a como pueden transformar las TIC´s la sociedad.
Se decía en ellas que estabamos en la tercera Revolución Industrial, la de la Sociedad de la Información y del Conocimiento, y se estuvo debatiendo el impacto económico, social y cultural que estaban produciendo las TIC´s. El nivel de equipamiento en TIC´s de un país, determina su potencial para beneficiarse de mayores logros económicos y sociales. De todos es sabido, que las implantación de las mismas en una empresa, contribuye a una mayor productividad.
Se manifestaba que un país debe dar prioridad a la inversión del conocimiento y tiene que alfabetizar digitalmente a sus ciudadanos. Y la posición de España en este punto ha sido inequivocamente adversa. España es la 8º o 9º economía del mundo, pero cuando se mira el grado de inserción en la Sociedad del Conocimiento, nos encontramos en la posición 20. Se decía que la culpa de todo ello la tenía el Gobierno, que es el en cargado de detectar las agresiones exteriores, y España ha estado viendo el problema, pero lo único que ha hecho es mantenerse al margen del problema, quizás por pereza… Mientras que los paises nórdicos han visto venir la era del conocimiento y lo han aprovechado (prueba de ello es que están en las primeras posiciones en cuanto a SI).
Se aseguraba que son las instituciones sociales y empresas de distintos tipos las que tienen un papel fundamental de abrir las brechas digitales para el desarrollo tecnológico.
Para concluir, creo personalmente que las Administraciones Públicas son las que deben predicar con el ejemplo. Cuando se modernice la Administración Pública, entonces el tirón de la Administración Digital será abismal.
Pues mi aportación va dirigida al ahorro de costes que les supondrá la E-administración a la empresa. Me centro en un caso de una empresa constructora (las más nuemerosas en Arroyo de la Luz). En este caso tanto el Ayuntamiento como la Sede de la Mancomunidad (Oficina de gestión urbanística) que son los encargados de tramitar los expedientes de licencias de obras están en la misma localidad. Pues calculando, aproximadamente cada solicitud de licencia, entre llevar proyectos, presentar solicitudes, fotocopias, desplazamientos, tiempo no productivo, etc… equivale a un coste aproximado de 12 €. Si algún trámite hubiera que hacerlo, por ejemplo en Cáceres, multipliquen esa cifra por 3. Todo ello suponiendo que está toda la documentación perfectamente en regla y no hay que volver a repetir algún proceso de solicitud o modificación del expediente.
Hoy en día disponemos de unos mecanismos electrónicos que no pueden ser desconocidos por el ciudadano, tanto del medio urbano como rural.
La prestación de servicios públicos a través de estos mecanismos electrónicos permiten que el hecho de obtener una vida laboral, en un medio rural, no suponga toda una “odisea” como sucedía hace poco a cualquier habitante de una localidad pequeña. Estamos avanzando y no debemos quedarnos en el desconocimiento, los mecanismos electrónicos están ahí y nos ofrecen una interactividad, rapidez, eficiencia…todo aquello de lo que hemos carecido. Debemos aprovechar todas estas ventajas y solventaremos muchos de los problemas con los que nos encontramos en el día a día a nivel de administración.
No recordáis esos famosos neoindicadores (influencia tecnócrata) cuantitativos que debemos valorar de aquí en adelante (palabras de Carlos Castro)¿? A saber: Kms ahorrados, tiempo invertido, etc. si hacemos uso de un servicio de administración digital. En breve serán parte de nuestros informes evaluativos semanales, o eso cabe esperar… seguro que los resultados obtenidos darán que hablar.
No quiero, porque creo, hacer uso de un “agnosticismo e-administrativo”, no obstante hay que ser cauteloso con los procesos de cambio, lentos procesos de cambio. La administración se caracteriza por su comodidad, por su rutina; y aquí nuestro trabajo, aparte de perseverante, debe ser directo y claro: TÚ GANAS Y L@S CIUDADAN@S GANAN, bañado por ese pragmatismo que en algún momento a tod@s nos caracteriza, verdad¿? Ánimo compañer@s, que aunque no recojamos los frutos, pasaremos a los anales de la historia, seguro.